BEWERBERINFORMATIONEN MITTELALTERMÄRKTE
Dieses Pergament ist entstanden, da ein immenser Teil aller Anfragen von Interessenten an einer Teilnahme eigentlich zur falschen Zeit oder auf dem falschen Weg oder unvollständig an uns heran getragen werden. Mit ein bisschen Transparenz haben wir die große Hoffnung, allen Arbeit zu ersparen. Da es im Sinne der ständigen Verbesserung immer wieder Änderungen oder Erweiterungen geben kann, schaut Euch hier bitte öfters um, sodass Ihr stets auf dem aktuellen Stande seyd.
Grundsätzlich sehen wir Bewerbungsunterlagen am liebsten schriftlich (bitte immer mit Fotos, bei Musikern auch mit Hörproben) und falls doch noch Anmerkungen zu uns bereits zugesendeten Bewerbungen nötig sind, diese bitte bevorzugt via E-Mail (Adresse siehe IMPRESSUM). Und bitte möglichst generell nicht für ungerade Jahre bewerben, da wir dann nur in Ausnahmefällen Großveranstaltungen organisieren. Hier dazu unsere Übersicht über unsere MARKT-TERMINE.
Wie auf unserem Pergament COMMUNITAS zu sehen, ist DIE LEGENDE e.V. zwar in vielen Sozialen Netzwerken und Foren aktiv, aber wir weisen ausdrücklich darauf hin, uns bitte keine Bewerbungen, insbesondere keine nur grob stichpunktartigen, lückenhaften Anfragen dort an uns heranzutragen, sondern bitte ausschließlich unsere entsprechende E-Mail-Adresse aus unserem Pergament IMPRESSUM zu verwenden. Am allerbesten mit dem Betreff in der E-Mail "Bewerbung Markt 2012". Vielen herzlichen Dank!
DIE BANNER UNSERER MITTELALTERMÄRKTE...
...sehen wir gerne auch auf Euren eigenen Internetseiten...
Kurze Telefonanrufe auf den Anrufbeantworter oder die Mailbox mit so ausführlichen Informationen wie „Kann ich zum Markt kommen, ich verkaufe Holzsachen?“ oder E-Mails wie etwa „Hiermit bewerbe ich mich bei Ihnen für alle Veranstaltungen!“ ohne Detailinfos, ohne Bilder, können wir aus Gründen der Fairness den Bewerbern gegenüber, die sich die Arbeit machen, unsere Teilnahmeunterlagen herunterzuladen und extra auszufüllen, nur in den seltesten Ausnahmefällen überhaupt bearbeiten. Und man sieht auch, dass es uns unmöglich ist, Fragen zur Geländeplanung schon im Dezember des vorhergehenden Jahres zu beantworten. :-)
Bewerber direkt aus der Region genießen in der Auswahl zur Teilnahme eine Bevorzugung, da wir uns bewusst sind, welche Verantwortung aus der Bedeutung als Wirtschaftsfaktor Veranstaltungen unserer Art mit sich bringen. Allerdings wollen wir auch unseren Besuchern und Gästen, speziell auch denen aus Kaiserslautern und Umland unmittelbar immer wieder Neues zeigen, weshalb Bewerber, die generell auf allen regionalen Veranstaltungen im direkten Umkreis zuvor schon häufig anzutreffen waren, uns erst vermitteln sollten, was sie denn bei uns auf einem Legendären Mittelaltermarkt nun gar Besonderes und Neues einbringen und mitgestalten könnten.
Prinzipiell unterscheiden wir hauptsächlich in getrennten Teams die Verantwortungsbereiche „Stände“, also alle Händler und Handwerker, „Vereine und Gruppen“, also die Lager, sowie „Programm“ mit Musikanten, Gauklern, Unterhaltung. Darüber hinaus treffen wir uns aber immer wieder auch im Gesamt-Team „MarktOrga“, das noch aus weiteren Mitgliedern zusätzlich besteht und in dem Informationen und Entscheidungen aus den Detail-Teams kommuniziert und generell gültige Planungen allgemeiner Natur erarbeitet werden. Die Anzahl aller mit verschiedenen Aufgaben im Zuge der Marktvorbereitungen beschäftigten Arbeitsgruppen und Teams beläuft sich sogar auf 25-30, das allerdings dann in Mehrfachbesetzung.
Für alle Teilnahmeinteressenten und Bewerber bei unseren Legendären Mittelaltermärkten folgt hier ein grober und unverbindlicher Zeitplan der geplanten Bearbeitungsphasen zur besseren Übersicht und zum besseren Verständnis - und letztendlich natürlich auch, um möglichst viele Fragen bereits im Vorhinein hier zu beantworten, sodass viele telefonische und schriftliche Anfragen dann komplett entfallen können.
TABELLE ABLAUF DER BEWERBUNGSPHASEN
| ZEITRAUM | BEARBEITUNGSPHASE | TEAM | ERLÄUTERUNG |
| ab ca. 01.11. des Vorjahres | Teilnahmeunterlagen | MarktOrga-Gesamt-Team | Unsere Teilnahmeunterlagen (bestehend aus Marktordnung, Fragebogen und Anmeldeformular), sprich die Vertragsunterlagen werden auf der Internet-Homepage des Vereins veröffentlicht und zum Download angeboten. Ab diesem Zeitpunkt können Interessenten an einer Marktteilnahme uns gerne ihre Bewerbungsunterlagen mit aussagekräftigen Fotos von z.B. Stand, Vorführungen, Waren, Programm, Darstellung, Lagerplan usw. zukommen lassen. Bewerbungsunterlagen werden schriftlich bei Post zugesendet bevorzugt, können aber auch per E-Mail-Anhang an uns gerichtet werden. Wenn möglichst bitte gleich gemeinsam mit unseren Teilnahmeunterlagen, die man sich ja auch auf diesen Pergamenten selbst downloaden kann (dann per Post). WICHTIG: Bitte unsere Vertragsunterlagen ausschließlich schriftlich ausgefüllt per Post direkt an die Postadresse des Vereins senden! (Insbesondere eingescannte E-Mail-Anhänge sind leider rechtlich nicht gültig und können deshalb leider nicht bearbeitet werden.) |
| ab 01.11. des Vorjahres bis 01.03. des Marktjahres | Sammlung und Entscheidung | MarktOrga-Gesamt-Team | Von der Grob- hin zur Feinplanung wird in einem permanenten Prozess eine immer genauere Struktur in vielen Sitzungen und Treffen erarbeitet und Ergebnisse immer wieder zum Erhalt des Überblicks an alle zurückgemeldet. Vereinzelt werden die Vertragsunterlagen auch blanko an bestimmte Teilnehmer versendet, zum Beispiel, wenn jemand diese von uns anfordert wegen mangelndem Internetzugang. |
| ab 01.11. des Vorjahres bis 01.03. des Marktjahres | Sammlung und Entscheidung | Stände | In dieser Bearbeitungsphase werden alle Bewerbungen gesammelt, die in sehr unterschiedlicher Form per Post oder E-Mail eintreffen. E-Mail-Anhänge werden ausgedruckt, alles wird sortiert, zugeordnet und die wichtigsten Daten in eine Datenbank eingepflegt. Im Team „Stände“ werden Eingangsbearbeitungen und Sortierungen hunderter von Bewerbungen vorgenommen. Auch unsere downloadbaren Vertragsunterlagen werden schon bearbeitet. WICHTIG: Bitte unsere Vertragsunterlagen ausschließlich schriftlich ausgefüllt per Post direkt an die Postadresse des Vereins senden! (Insbesondere eingescannte E-Mail-Anhänge sind leider rechtlich nicht gültig und können deshalb leider nicht bearbeitet werden.) |
| ab 01.11. des Vorjahres bis 01.03. des Marktjahres | Sammlung und Entscheidung | Vereine und Gruppen | Auch hier werden alle Bewerbungen zentral (Vereinsadresse) gesammelt, in die Einzel-Teams weitergeleitet, wo ebenfalls Vorsortierungen durchgeführt werden. |
| ab 01.11. des Vorjahres bis 01.03. des Marktjahres | Sammlung und Entscheidung | Programm | Im Team „Programm“ wird genauso alles gesammelt und erste Entscheidungen getroffen, aber nur hier können diese aufgrund der geringeren Anzahl der in die engere Auswahl kommenden Künstler schon punktuell über die getroffenen Entscheidungen informiert werden. |
| ab 01.03. bis 01.04. des Marktjahres | Geländeplanung | MarktOrga-Gesamt-Team | Von 2-3 erfahrenen Mitgliedern wird ein Geländeplan vorschlagsweise als Arbeitsgrundlage erarbeitet. Dabei werden - soweit möglich - auch spezielle Wünsche der Teilnehmer berücksichtigt, was eine große Aufgabe ist. Dieser Geländeplan wird dann im MarktOrga-Gesamt-Team gemeinsam besprochen und in einem fortwährenden Prozess von Planungssitzung zu Planungssitzung immer weiter perfektioniert. Unsere Schatzmeisterey arbeitet ab hier alle Abbuchungsaufträge, die von den Teilnehmern in unsere Vertragsunterlagen eingetragen worden sind nach und nach ab. |
| ab 01.03. bis 01.04. des Marktjahres | Versendung der Absagen | Stände Vereine und Gruppen Programm | Da sich leider immer mehr Bewerber mehrfach auf Veranstaltungen am gleichen Termin bewerben, sehen wir uns gezwungen, die Absagen zeitlich etwas nach den Zusagen zu versenden. Damit wird gewährleistet, dass keine Verwirrungen auftreten, wenn ausnahmsweise ein Bewerber dann doch nicht unserem LEGENDÄREN MITTELALTERMARKT den Vorzug geben sollte und uns unschöner Weise trotz Bewerbung nach Erhalt unserer Vertragsunterlagen nachträglich noch absagt. |
| ab 01.04. bis Veranstaltungsbeginn | Feinplanung | alle | Sowohl im großen MarktOrga-Team als auch in den Detail-Teams geht es jetzt an die immense Anzahl der nötigen Feinplanungen, die nach und nach abgearbeitet werden müssen. Nun werden anhand der Markt-Datenbank verschieden sortierte Übersichten erstellt, restliche und neu entstehende Probleme geklärt und gelöst und fortwährend die Geländeplanung verfeinert. Speziell alle besonderen Verhandlungen werden meist erst jetzt geführt werden können, da zunächst den unkomplizierten Fällen schnell eine Information zukommen soll und aufwändige Spezialfälle ansonsten den Ablauf verzögern bis blockieren könnten. Ab hier wird auch erst die Teilnehmerliste auf der Website aktualisiert, da vorher noch viel zu viele Unwägbarkeiten existieren. Und natürlich werden in diesem Zeitraum alle Werbeaktionen parallel dazu geplant und abgestimmt. Großteils werden sie sogar von Mitgliedern selbst erstellt (Radiowerbung) und durchgeführt (Plakatwerbung und Handzettel-Verteilung). |
| ab ca. 8 Wochen vor Veranstaltungs- beginn | keine | alle | Ab ungefähr diesem Zeitpunkt können leider aus organisatorischen Gründen keine weiteren, neuen Bewerbungen angenommen werden. Gehen uns trotzdem noch welche zu, nehmen wir diese gerne in unsere Datenbank auf zur zukünftigen Berücksichtigung. |
| ab Veranstaltungsende bis 01.11. des Folgejahres | Bewerbungsbeginn ist immer erst der 01.11. des Vorjahres, das heißt des Jahres, in dem wir keinen LEGENDÄREN MITTELALTERMARKT veranstalten. Also werden ab Anfang November in ungerade Jahren Bewerbungen von uns angenommen und bearbeitet. |
Für einen gemeinnützigen Verein, in dem alle Arbeiten durch seine Mitglieder ehrenamtlich bestritten werden, ist dies eine sehr professionelle Organisationsstruktur, die hohen Einsatz von einigen seiner Mitglieder erfordert, aber es hat sich gezeigt, dass nur so eine derartige überregional immer weiter an Bedeutung gewinnende Großveranstaltung optimal gemanagt werden kann. Und das liegt schließlich im Interesse aller…
Wir hoffen sehr, dass mit der Darlegung unserer Arbeitsweise und der Bearbeitungsphasen das Ganze etwas transparenter wird und somit offensichtlich, dass nicht alle Anfragen spontan entschieden werden können. Zum Beispiel ist es uns unmöglich, erst Ende Februar bei uns eingehende Bewerbungen sofort zu beantworten, weil dann gerade hunderte schon vorher eingegangene Bewerbungen und Teilnahmeanträge bearbeitet werden. Oder etwa warum einzelne Anfragen nicht separat „zwischendurch“ und „schnell“ beantwortet werden können, da sie erst an das entsprechende Team weitergeleitet und dann in der nächsten MarktOrga-Sitzung gemeinsam besprochen werden und so weiter...
ZAHLUNGSWEISE TEILNAHMEGEBÜHREN
Hier gibt es gleich mehrere Möglichkeiten:
Habt Ihr bereits unsere Vertragsunterlagen mit eingetragenen Standgebühren erhalten, so bekundet dies unsere Vorstellung aus der Erfahrung heraus. Habt Ihr neue, erweiterte Angebote oder möchtet Ihr direkt nochmal verhandeln, so setzt Euch dahingehend bitte direkt, am besten per E-Mail, mit uns in Verbindung.
Allgemein sind laut Vertrag alle Standgebühren bis zum 01.03. eines Marktjahres zahlbar auf unser Vereinskonto. Solltet Ihr Euch unsere Unterlagen allerdings erst nach diesem Datum hier herunterladen oder von uns erst dann erhalten haben, so ist damit lediglich "schnellstmöglich" gemeint.
Vereine und Gruppen, die ihre Kontodaten angegeben haben, bitte die Kaution nicht nochmal selbst überweisen, da es so aufgrund zeitlicher Überschneidungen schnell zu Doppelüberweisungen und -buchungen kommen kann.
BEI VERTRÄGEN GILT SCHRIFTFORM (ALSO ZUSENDUNG PER POST)
Da es oft missverstanden oder übersehen wird, hier noch einmal ganz ausdrücklich:
Bitte sendet uns keine eingescannten Verträge zu, sie sind rechtlich leider nicht gültig!
Bewerbungsunterlagen werden schriftlich bei Post zugesendet bevorzugt, können aber, wenn es nur um Bewerbungsunterlagen handelt, auch per E-Mail-Anhang an uns gerichtet werden. Dies bezieht sich ausschließlich auf Anschreiben mit Auslistung von Waren oder Darstellung und Fotos von Stand oder Darbietung - ohne Vertrag, der eine Unterschrifz benötigt.
Werden aber dagegen optimaler Weise gleich bei der Bewerbung schon unsere Teilnahmeunterlagen, die man sich ja selbst auch downloaden kann, mit gesendet, so ist die Schriftform, also die Zusendung per Post zwingend notwändig aufgrund der rechtsverbindlichen Unterschrift.
WICHTIG: Bitte unsere Vertragsunterlagen ausschließlich schriftlich ausgefüllt per Post direkt an die Postadresse des Vereins senden! (insbesondere eingescannte E-Mail-Anhänge sind leider rechtlich nicht gültig und können deshalb leider nicht bearbeitet werden.)
Bewerbungen ohne Fotos von Stand, Waren, Personen bzw. Darstellung führen überproportional oft zu Absagen, weil man sich so leider beim besten Willen einfach kein richtiges Bild vom Angebot und der Darsellung machen kann.
Die Zusendung von Vertragsunterlagen auf elektronischen Wege ist leider nicht zulässig, da dafür zuvor vom Versender eine qualifizierte elektronische Signatur von einer speziellen Zertifizierungsstelle sowie Software, eine Chipkarte, ein Lesegerät und eine Pin käuflich erworben werden müßten, was unter anderem auch mit einer Jahresgebühr verbunden isr und sicher den Aufwand nicht lohnt. Deshalb für Verträge bitte ausschließlich den Postweg nutzen, habet vielmals Dank!
ZAHLUNGSWEISE TEILNAHMEGEBÜHREN
Hier gibt es gleich mehrere Möglichkeiten:
Habt Ihr bereits unsere Vertragsunterlagen mit eingetragenen Standgebühren erhalten, so bekundet dies unsere Vorstellung aus der Erfahrung heraus. Habt Ihr neue, erweiterte Angebote oder möchtet Ihr direkt nochmal verhandeln, so setzt Euch dahingehend bitte direkt, am besten per E-Mail, mit uns in Verbindung.
Allgemein sind laut Vertrag alle Standgebühren bis zum 01.03. eines Marktjahres zahlbar auf unser Vereinskonto. Solltet Ihr Euch unsere Unterlagen allerdings erst nach diesem Datum hier herunterladen oder von uns erst dann erhalten haben, so ist damit lediglich "schnellstmöglich" gemeint.
Vereine und Gruppen, die ihre Kontodaten angegeben haben, bitte die Kaution nicht nochmal selbst überweisen, da es so aufgrund zeitlicher Überschneidungen schnell zu Doppelüberweisungen und -buchungen kommen kann.
WO FINDET MAN VERTRAGS- UND BEWERBUNGSUNTERLAGEN?
Auch diese Frage wird oft gestellt, sodass wir Euch hier anbieten möchten, unser eigens dafür geschaffenes Pergament DOWNLOADS VERANSTALTUNGEN aufzuschlagen. Dort findet Ihr (rechtzeitig vor dem Beginn unseres Bewerbungsverfahrens) den aktuellen Vertrag als Antrag auf Teilnahme am jeweiligen Legendären Mittelaltermarkt zum bequemen Herunterladen.
Die Vertragsunterlagen dürft Ihr im optimalen Falle natürlich gerne gleich Euren Bewerbungsunterlagen beilegen, da wir es dann leichter haben, was die Verwaltung Eurer Daten angeht, was wiederum zu einem schnelleren Ergebnis und einer schnelleren Antwort führt. Ein Zusenden von unterschriebenen Dokumenten (Vertragsunterlagen) via E-Mail ist leider nicht rechtskräftig und wir bitten deshalb um den Postweg.
Bitte also alles stets ausdrucken, komplett und deutlich lesbar ausfüllen und unterschrieben per Post an uns einsenden (Postadresse siehe IMPRESSUM). Habt vielen Dank!
UNTERSTÜTZUNG BEI DER ANKÜNDIGUNG
Wir gehen davon aus, dass Ihr, so Ihr eine eigene Homepage besitzt, als Teilnehmer zur Unterstützung gerne unsere Homepage und den Markttermin verlinkt und/oder mit einem Banner auf Euren Seiten darüber informiert:
Banner:
http://www.dielegende.com/fileadmin/dielegende/logos_und_banner_legende/MarktBanner2012-468x60_GR_ani.gif
Link zum Banner:
http://www.DieLegende.de
Bitte vergesst dies nicht, es ist uns sehr wichtig! Habet vielmals Dank!
Ansonsten möchten wir uns für Euer Interesse an unseren Veranstaltungen bedanken und wünsche neben einer guten Saison einen tollen Erfolg auf unserem Markt!
Wir freuen uns schon sehr auf Eure Teilnahmebewerbung!